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Mettre en place un ERP efficace est une tâche cruciale et le choix d’une solution basée sur le cloud peut accélérer le processus. Cependant, étant donné qu’un ERP couvre l’ensemble des fonctions de l’entreprise, il est important d’effectuer toutes les étapes nécessaires à sa mise en place avec soin et méthode.

Passer à un nouveau système, ou en activer un à partir de zéro, nécessite une analyse préliminaire majeure, un processus de migration et de test minutieux, une formation scrupuleuse du personnel et un fin réglage du système.

Découvrez les différentes phases de ce processus ci-dessous.

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Vous souhaitez en savoir plus sur ERP ? Nous vous recommandons de lire notre dossier spécial : ERP, les avantages et les inconvénients de SAP !

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1. Mettre en place un ERP efficace : découverte et planification

Premièrement, la découverte et la planification sont peut-être les phases les plus importantes : si elles sont effectuées méthodiquement, elles permettent de réduire le temps, les coûts et les risques. Ces phases consistent à rechercher et à sélectionner un système, à constituer une équipe de projet et à définir les exigences détaillées du système.

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Envie d’en savoir plus ? Découvrez notre article : Comment choisir le bon ERP pour votre entreprise et notre fiche métier Consultant ERP !

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2. Conception

Ensuite, en analysant l’infrastructure matérielle et logicielle en place, de nouveaux flux de travail plus efficaces et d’autres processus métier peuvent être conçus pour tirer parti du système.

En particulier, si le choix se porte sur un ERP basé sur le cloud, il est essentiel de vérifier la qualité, la stabilité et la sécurité de l’accès à Internet. L’analyse systématique des flux d’informations est ici essentielle. Les systèmes uniques peuvent, en fait, être moins performants que les produits spécifiques à l’industrie.

A ce stade, il est également essentiel de définir une équipe responsable du processus. La mise en œuvre étant une tâche complexe, dédier des ressources facilite l’interface avec l’équipe de support.

3. Mettre en place un ERP efficace : Développement

Après avoir réalisé l’audit et cartographié les flux d’informations, assigné les fonctions et les responsabilités et identifié la solution la plus adaptée, la phase de mise en œuvre proprement dite commence.

Cette étape consiste en la configuration des accès et des autorisations. L’ERP est utilisé par plusieurs utilisateurs et à différents titres. Il est donc important de définir des autorisations et des rôles d’accès en fonction de son profil d’utilisateur.

Cela comprend également la préparation des données et des processus à migrer. L’analyse préliminaire permet de résoudre à temps toute incompatibilité de format. La gestion centralisée des données élimine les redondances et les doublons

4. Tests

Au cours de cette phase, il est utile de tester en permanence les fonctions du système et d’affiner le développement pour résoudre les problèmes émergents.

Affiner, c’est-à-dire tester le système pour vérifier progressivement les résultats du processus de migration et ajuster les écarts d’utilisation et d’accès.

5. Déploiement

Une fois cette phase également terminée, nous passons à la vérification opérationnelle proprement dite du nouvel ERP. Ceci est accompagné de tests d’utilisabilité du personnel.

Le nouvel ERP étant pleinement opérationnel, il est possible d’observer son fonctionnement réel. L’analyse préliminaire et les tests partiels sont utiles, mais la mise en service est le véritable test décisif.

6. Assistance

Au cours de la période de rodage initiale, le travail de l’équipe d’assistance et de service est essentiel. C’est aussi la raison de choisir non seulement l’ERP, mais aussi l’entreprise qui le fournit.

Le maintien de la mise en œuvre de l’ERP après le déploiement contribue à la satisfaction des utilisateurs et garantit que l’entreprise obtienne les avantages souhaités.

Enfin, l’équipe de projet peut rester responsable du système ERP pendant cette phase, mais se concentrera sur l’écoute des commentaires des utilisateurs et l’ajustement du système en conséquence.

Un développement et une configuration supplémentaires peuvent être nécessaires à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées au système. Il est également essentiel de former le nouveau personnel sur le système pour mettre en place un ERP efficace.

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ERP signifie Enterprise Resource Planning, ou Progiciel de Gestion Intégrée en français. L’ERP est un logiciel qui permet aux entreprises de centraliser l’ensemble des outils nécessaire à la gestion de l’entreprise en permettant d’intégrer différentes opérations au sein d’un même programme. Alors qu’ERP est un nom générique pour désigner la planification des ressources d’entreprise, SAP est le logiciel ERP le plus connu.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est l’ERP et pourquoi il est important. Mais aussi les avantages et les inconvénients de SAP.

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1. Qu’est-ce qu’ERP exactement

L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui permet de combiner les opérations de production, de logistique, d’inventaire, de comptabilité et de ressources humaines dans un même programme.

L’un des avantages des systèmes ERP est leur capacité à automatiser les processus. Ce qui se traduit par des économies de temps et d’argent pour les entreprises. En effet, la mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise peut apporter une grande quantité d’informations importantes sur les performances de l’entreprise et ceci sur une seule et même plateforme, donnant ainsi ordre et cohérence à toutes les données générées au jour le jour dans le projet.

Lorsqu’on parle d’ERP, il est impossible de ne pas mentionner SAP. Et la différence entre les deux concepts est très simple.

ERP est le nom générique utilisé pour désigner un système de planification des ressources d’entreprise, tout système, quelle que soit sa marque ou sa fonction ; SAP est un ERP spécifique, et l’un des plus connus.

Pourquoi l’ERP est-il crucial pour une entreprise ?

Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles l’ERP est essentiel au succès d’une entreprise. Vous trouverez ci-dessous les plus pertinents :

• Premièrement, une bonne implémentation ERP aide les entreprises à mieux gérer les activités financières, de l’administration de la paie aux rapports de vente.
• L’ERP aide également à fournir une image plus claire de l’entreprise dans son ensemble.
• L’ERP permet d’améliorer la relation client et accompagne l’entreprise dans l’adaptation technologique tant en vogue ces dernières années.
• En tant que système unifié, l’ERP favorise la compatibilité des données dans tous ses domaines.

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Découvrez aussi notre article : Comment mettre en place un ERP efficace en 6 étapes !

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2. Systèmes, Applications, Produit (SAP) dans le traitement des données

Le nom SAP vient d’une multinationale allemande fondée en 1972 par d’anciens employés d’IBM. Depuis lors, au nom de cette entreprise de renommée mondiale, les services SAP ou « Systèmes, Applications, Produits en Traitement de Données » ont été utilisés dans presque tous les domaines de l’administration des entreprises.

Le développement de l’entreprise a été si rapide qu’elle est devenue le leader des logiciels ERP. Ses services se distinguent par la couverture des besoins administratifs et des clients et la fourniture des outils nécessaires.

Il existe trois caractéristiques de base du système SAP : c’est un système sur mesure, un système en conserve et un système Open Source.

2.1. SAP : un système sur mesure

Premièrement, quand on parle d’un système sur mesure, cela signifie qu’il a un haut degré de personnalisation. Et cela, en termes de système, fait référence à un grand nombre de modules proposés par SAP. Ces modules permettent à chaque entreprise, petite, moyenne ou grande, une adaptation à ses propres objectifs et de chosisir d’utiliser uniquement les fonctionnalités qui l’intéressent.

2.2. SAP : un système en conserve

Ensuite, l’attribution système en conserve signifie qu’il inclut les systèmes des entreprises qui produisent des logiciels pour répondre aux besoins du marché à un niveau plus large. Le système en conserve est commercialisé par le biais de licences logicielles.

La conclusion des experts sur cette caractéristique est qu’il est très difficile de développer un système qui englobe toutes les fonctions de l’entreprise. Pour cette raison, disent-ils, les entreprises achètent un ERP en conserve adapté à leurs besoins.

2.3. SAP : un système open source

Enfin, en tant que groupe de programmes, le système SAP gère de grandes quantités de données, les analyse et permet des processus plus rapides et plus conformes.

SAP est un système open source qui peut être modifié par le client, et dans le domaine spécifique de SAP, le langage de programmation est ABAP. Le fait que les programmes soient ouverts offre d’excellents avantages aux entreprises qui les utilisent.

2.4. Caractéristiques du langage ABAP

• Programmation axée sur les objectifs
• Langage simplifié
• Piloté par les événements
• Prêt pour les environnements multilingues

De plus, le langage ABAP comporte des éléments pour déclarer des données et des éléments de contrôle interne. Il comporte également des éléments opérationnels et un accès à la base de données.

3. Les avantages et inconvénients de SAP

Les systèmes SAP ont leurs avantages et leurs inconvénients. Nous détaillerons les principaux avantages et inconvénients de SAP ci-dessous.

3.1. Avantages de SAP

Simplicité

Tout d’abord, l’un des avantages de SAP est sa facilité d’utilisation. L’interface est très intuitive et, bien que son utilisation puisse devenir plus complexe avec l’ajout de modules et de nouvelles fonctionnalités, il n’est pas nécessaire d’avoir les connaissances techniques approfondies pour comprendre et apprécier l’outil.

Souplesse

Un autre avantage est que la flexibilité offerte par ce système permet aux entreprises de créer des règles dans le système SAP. Cela permet de canaliser les éventuelles erreurs et fautes. De plus, dans les entreprises, il est possible de décider quels employés ont accès aux données traitées par le système SAP.

3.2. Inconvénients de SAP

Mise à jour périodique du système

Parmi les inconvénients du système SAP, on pourrait dire qu’il nécessite une mise à jour périodique du système toutes les quelques années. Et cela entraîne un coût économique qui peut être difficile à assumer pour certains. De plus, à chaque mise à niveau, il y a des changements de fonctionnalités, certaines disparaissent, d’autres sont ajoutées… Et cela peut prêter à confusion.

Coûts élevés

Outre l’inconvénient en termes de coûts (inattendus ou disproportionnés) que le système SAP peut générer, il faut tenir compte du fait que pour appliquer ce système, il est nécessaire d’acquérir les logiciels et le matériel pour exécuter les programmes dans l’entreprise et, en outre, le coût d’embauche des employés qui sont responsables de l’utilisation de cette technologie.

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4. Quelles sont les solutions SAP ?

SAP propose des solutions dans un large éventail de domaines. Tels que la finance, le CRM, la gestion du réseau et des dépenses, l’approvisionnement numérique. Mais aussi les ressources humaines, la technologie d’entreprise, l’industrie, etc.

Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques de chacun d’eux.

4.1. ERP et finances

Tout d’abord, l’Enterprise Resource Planning propose divers rapports financiers. Par exemple, les rapports incluent des projections de flux de trésorerie basées sur la gestion des stocks. Mais aussi sur l’état des commandes.

SAP FICO est un composant fonctionnel de SAP ERP. De nombreuses grandes entreprises l’utilisent pour générer et gérer des états financiers. Par exemple, il est utile pour créer des rapports, mais aussi pour analyser le processus de prise de décision.

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4.2. CRM et expérience client

Ensuite, un CRM (Customer Relationship Management) est un outil qui aide les entreprises à comprendre les besoins des clients et à répondre à ces besoins.

À son tour, un système CRM SAP permet aux entreprises d’optimiser le flux de travail. Mais aussi de créer un partage des connaissances. Cela améliore également la gestion des comptes, et tout cela aide les entreprises à répondre efficacement aux besoins des clients.

Un consultant CRM (gestion de la relation client), autrement appelé expert CRM, est un spécialiste des logiciels de gestion de la relation client et de la relation elle-même.
Généralement, un expert CRM travaille pour une ESN ou une agence BtoB. Il peut travailler dans un grand groupe ou dans de petites structures. Il travaille principalement avec le service client, le marketing et le webmarketing.

D’autre part, le rôle du e-CRM occupe une place importante dans le domaine de la relation client sur le web ; puisqu’il coordonne la mise en place des campagnes digitales sur l’ensemble des plateformes digitales d’une entreprise.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur cet expert, lisez également la description complète du poste de consultant CRM.

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Salesforce est une plateforme CRM (Customer Relationship Management) qui permet aux entreprises de simplifier et d’optimiser les interactions avec les clients. Le consultant Salesforce s’occupe du volet informatique de la relation client et est spécialisé dans l’écosystème Salesforce. Son rôle consiste à conseiller les entreprises sur la stratégie d’implantation et à mener des études pour répondre à tous les besoins des clients.

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Découvrez également le rôle du Consultant Salesforce !

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4.3. Gestion du réseau et des dépenses

La gestion des dépenses fait référence à la pratique de la gestion des relations avec les fournisseurs et des achats de l’entreprise. Cela permet d’identifier l’argent dépensé et d’en tirer le meilleur parti. En ce sens, SAP conduit à une plus grande efficacité en automatisant l’ensemble du processus. Il réduit également les coûts d’approvisionnement et les risques en gardant une trace de ce qui est apporté, de qui et pour combien.

4.4. Chaîne d’approvisionnement numérique

De plus, l’offre numérique est le résultat de l’application des technologies numériques. Grâce à sa connectivité de bout en bout, SAP élimine l’utilisation du papier. Il élimine également la saisie manuelle des données et rend tout fiable et facile.

L’IoT est sans aucun doute un secteur en pleine expansion. Par conséquent, le rôle des consultants IoT se développe. Ils peuvent également aider une entreprise à transformer ses produits existants en objets connectés dans le cadre d’un processus d’innovation global.

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Découvrez la fiche de poste du Consultant IoT !

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4.5. Interaction RH et personnel

Du côté des RH, SAP aide à la gestion organisationnelle et suit les présences. Cela permet également de vérifier avec précision la paie et d’assurer la conformité globale des RH. De plus, cela améliore le sentiment et l’attachement des employés à l’entreprise et à la productivité.

4.6. Gestion de l’expérience

De plus, la gestion de l’expérience SAP aide à surveiller l’interaction des personnes et de l’entreprise. En d’autres termes, il améliore l’expérience d’interaction avec une entreprise pour découvrir des opportunités d’amélioration. Il réduit également l’écart entre les entreprises et les clients.

Jira est une plateforme multifonctionnelle développée par Atlassian qui facilite la gestion des projets de développement. C’est un logiciel de suivi qui permet aux équipes de définir des activités, d’identifier des blocages et de partager des informations.

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Découvrez également le rôle de l’administrateur Jira !

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4.7. Plateforme technologique d’entreprise

La plateforme technologique d’entreprise SAP propose une gestion et une analyse des données et des bases de données, ainsi que des technologies intelligentes qui permettent de simplifier l’adaptation de toute entreprise aux changements instantanés du marché.

4.8. Transformation numérique

SAP fournit des applications et des technologies intelligentes de pointe telles que l’IA et l’apprentissage automatique. Il aide les entreprises et les organisations à se réinventer et à devenir plus axées sur le client et sur le profit.

4.9. Petites et moyennes entreprises

Certes, les petites et moyennes entreprises font face à un certain nombre de défis. Il s’agit notamment de la gestion des flux de trésorerie, des opérations de la chaîne d’approvisionnement et de l’engagement des employés. SAP aide ces entreprises à comprendre les dernières tendances du secteur. Cela les aide également à réinventer l’image de marque des produits et à adopter le changement de leadership.

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4.10. Les solutions de l’industrie

Enfin, SAP propose également plus de 25 solutions ERP spécifiques à l’industrie pour aider les entreprises. Grâce à cela, les organisations obtiennent une vue d’ensemble des processus métier spécifiques à l’industrie. Certaines de ces industries sont l’aérospatiale, la banque, la défense, la sécurité, l’assurance et la haute technologie.

Pour conclure cet article sur ce qu’est l’ERP et les avantages et les inconvénients de SAP, il est important de mentionner S/4HANA. En effet, il représente l’un des domaines les plus dynamiques de l’informatique d’entreprise. Ainsi, investir du temps dans le développement de ses compétences en S/4 peut mener à une carrière réussie et fiable.

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