Vous souhaitez vous lancer en tant que freelance ? Sachez que la comptabilité de votre entreprise dépendra de votre statut juridique. En effet, vos obligations comptables ne seront pas les mêmes si vous optez pour la micro-entreprise ou encore pour la société. Quelles sont les obligations comptables des freelances ? Devez-vous obligatoirement faire appel à un comptable ? Quelle comptabilité en freelance ? Nous vous expliquons tout !
Les obligations communes à tous les freelances
Concernant la comptabilité en tant que freelance, quel que soit votre statut juridique vous devrez respecter deux règles comptables : la facturation et la conservation des documents comptables.
1. La facturation
Dans un premier temps, vous devrez obligatoirement émettre des factures pour chaque vente de biens ou de service à destination des professionnels.
Vous avez réalisé une mission pour le compte d’un particulier ? L’émission d’une facture est obligatoire si le montant de votre prestation est supérieur à 25 € TTC (toutes taxes comprises).
Pour être valable, votre facture devra comporter un certain nombre de mentions et notamment :
Le numéro de facture ;
La date d’émission ;
Les informations au sujet de l’entreprise et du client ;
La somme hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
Etc.
2. La conservation des documents comptables
Par ailleurs, vous devez être en mesure de justifier l’ensemble de vos transactions professionnelles. Pour cela, vous devez impérativement conserver tous vos documents comptables (factures, livres de comptes…) pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la date d’émission du document.
Les obligations qui diffèrent en fonction de votre statut juridique
Comme indiqué plus haut, certaines obligations comptables diffèrent en fonction de votre statut juridique.
1. Les obligations comptables en auto-entreprise
L’auto-entreprise est le statut privilégié par les entrepreneurs pour se mettre à leur compte. Ce dernier est particulièrement attractif en raison de sa simplicité comptable.
En micro-entreprise vous devrez simplement :
Tenir un livre de recettes ;
Tenir un registre des achats (uniquement s’il exerce une activité de vente de marchandises) ;
Déclarer votre chiffre d’affaires à l’Urssaf.
La micro-entreprise est soumise à des seuils de chiffre d’affaires. Pour en bénéficier, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser :
– 77 700€ de chiffre d’affaires pour les prestataires de services ;
– 188 700€ pour la vente de marchandises.
2. Les obligations comptables en entreprise individuelle au régime de la déclaration contrôlée
Vous réalisez des bénéfices supérieurs à 77 700€ HT par an pendant deux années consécutives ? Alors vous passez au régime de la déclaration contrôlée.
Ici vous devez :
Tenir un journal des recettes et des dépenses ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements ;
Reporter vos bénéfices sur la déclaration 2042-C-Pro ;
Déposer la déclaration de résultats des BNC (autrement dit la déclaration n°2035).
3. Les obligations comptables en société commerciale (EURL, SAS, SARL, SASU)
Les sociétés commerciales sont généralement soumises à l’Impôt sur les sociétés. Ici, vos obligations comptables seront bien plus conséquentes. Vous devez :
Ouvrir un compte bancaire professionnel afin d’y déposer votre capital social ;
Au régime simplifié vous devez réaliser un bilan annuel et déposer une liasse fiscale. Vous pourrez ici appliquer une comptabilité de trésorerie et devrez, en plus de la déclaration n°2065, déposer une déclaration n°2033 ;
Au régime réel normal, vous serez soumis à des règles plus lourdes. Vous devez déposer un bilan annuel, un compte de résultat, un livre journal ainsi qu’un grand livre. Il sera également nécessaire de déposer une liasse fiscale plus complète et détaillée comprenant la déclaration n°2065 ainsi que la déclaration 2050 à 2059-G.
Quel accompagnement comptable ?
En France, concernant la comptabilité en freelance, aucune loi n’impose aux freelances, de faire appel à un expert-comptable ! Toutefois, à moins que vous ne disposiez de compétences en comptabilité, nous vous conseillons vivement de vous faire accompagner.
Aujourd’hui, deux solutions s’offrent à vous :
1. Faire appel à un expert-comptable ;
2. Passer par un logiciel de comptabilité en ligne.
1. L’expert-comptable
L’expert-comptable vous offre des conseils adaptés à votre situation, en prenant en compte votre secteur d’activité, vos objectifs financiers et vos obligations fiscales. Il peut également vous aider à optimiser votre fiscalité.
Le comptable présente un inconvénient de taille : son prix ! Ce dernier peut facturer plus de 150€ la journée.
2. Le logiciel de Comptabilité en Ligne
Jusqu’à 5 fois moins chers que les comptables, les logiciels de comptabilité en ligne tels qu’Indy se présentent aujourd’hui comme une réelle alternative à ces derniers.
Accessibles à tout moment, ces outils vous permettent de suivre et de gérer votre comptabilité en temps réel, où que vous soyez.
En fonction de vos besoins, de vos compétences et de votre budget, vous pouvez choisir l’option qui vous convient le mieux pour gérer votre comptabilité en toute sérénité.
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Vous êtes freelance, autonome et gestionnaire de votre propre activité ? La liberté professionnelle est certainement un atout, mais elle vient avec des responsabilités comptables, fiscales et sociales. Dès le choix du statut juridique, comme l’entreprise individuelle ou la micro-entreprise, jusqu’à la gestion quotidienne des obligations administratives et fiscales, chaque décision impacte votre réussite entrepreneuriale.
Dans cet article, nous explorons l’importance de la comptabilité pour les freelances. Nous aborderons les avantages de déléguer votre comptabilité à un expert-comptable, ainsi que les périodes clés où son expertise peut faire toute la différence. Découvrez comment optimiser votre gestion financière et fiscale pour assurer la croissance et la pérennité de votre activité freelance.
Les avantages d’un expert-comptable pour un freelance
Les avantages d’un expert-comptable pour un freelance sont nombreux, quel que soit son domaine d’activité : commerce, artisanat ou profession libérale. Que ce soit en tant que micro-entreprise ou société, la gestion administrative reste essentielle, avec des obligations fiscales et comptables à respecter.
1. Améliorer la gestion financière
L’expert-comptable joue un rôle important en renforçant la gestion financière du freelance. Il établit une structure financière solide en mettant en place des systèmes comptables adaptés, incluant la tenue des livres comptables, la gestion des factures et le suivi des dépenses. Grâce à des analyses régulières de la situation économique, il aide le freelance à mieux évaluer sa rentabilité, ses flux de trésorerie et ses besoins en financement.
2. Suivi des objectifs et besoins de croissance :
En surveillant régulièrement les performances financières par rapport aux prévisions, l’expert-comptable identifie les ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs de croissance. Il propose des stratégies telles que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle ou la diversification des revenus. Ce suivi aide le freelance à maintenir le cap vers ses objectifs à long terme et à anticiper les défis potentiels.
3. Choix du statut juridique optimal
L’expert-comptable analyse la nature de l’activité et les objectifs à long terme pour recommander le statut juridique le plus approprié, comme l’auto-entrepreneur, l’EURL, ou d’autres formes juridiques. Cette décision tient compte des avantages en termes de responsabilité limitée, de charges sociales et de fiscalité.
4. Optimisation fiscale
En proposant des stratégies fiscales adaptées, l’expert-comptable aide à minimiser la charge fiscale tout en maximisant les bénéfices. Cela inclut l’optimisation des déductions fiscales et la gestion des prélèvements obligatoires, assurant une gestion fiscale efficace et proactive.
5. Conformité et sécurité juridique
En plus de l’optimisation fiscale, l’expert-comptable garantit la conformité aux régulations fiscales et comptables. Cela permet d’éviter les sanctions et assure une sécurité juridique, renforçant ainsi la crédibilité et la stabilité de l’entreprise freelance.
L’expertise de l’expert-comptable permet au freelance d’avancer avec confiance dans le paysage complexe des obligations légales et fiscales, en assurant une gestion financière optimale et une croissance pérenne de son activité.
6. Gain de temps et d’efficacité
La gestion des obligations administratives, telles que les déclarations de TVA et la tenue des comptes, peut être chronophage et complexe pour un freelance. En confiant ces responsabilités à un expert-comptable, le freelance assure la conformité et la précision de ces tâches. Cela lui permet de se libérer de ces contraintes administratives, réduisant ainsi le risque d’erreurs et optimisant son temps pour se concentrer sur son activité principale.
En déléguant les aspects administratifs et comptables à un expert, le freelance peut pleinement se concentrer sur ses projets clients et le développement de son entreprise. Cette délégation permet d’augmenter la productivité et la rentabilité, tout en libérant du temps précieux pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
7. Optimisation fiscale
Réduction des impôts et charges : Un expert-comptable apporte des conseils stratégiques pour optimiser la fiscalité du freelance. Il identifie les opportunités de réduction d’impôts et de charges sociales en exploitant les dispositifs de défiscalisation et en choisissant les régimes fiscaux les plus avantageux.
Bénéficier des déductions et crédits d’impôt : L’expert-comptable aide également le freelance à bénéficier de déductions fiscales pertinentes et de crédits d’impôt adaptés à son activité. Cela inclut les déductions pour les frais professionnels, les crédits d’impôt liés à la formation professionnelle, et d’autres incitations fiscales qui permettent de réduire les coûts et de renforcer les ressources disponibles pour investir dans l’entreprise.
Faire appel à un expert-comptable permet aux freelances d’améliorer leur gestion financière, de gagner en efficacité opérationnelle, et d’optimiser leur fiscalité. Cette collaboration contribue à une gestion plus sereine et prospère de leur activité, en libérant du temps et en maximisant les opportunités de croissance.
Comment choisir le bon expert-comptable quand on est freelance ?
1. Critères de sélection
Proximité vs comptabilité en ligne : Un expert-comptable local offre un contact direct et une compréhension des spécificités régionales, tandis qu’un service en ligne propose flexibilité, accessibilité 24/7, et suivi en temps réel. Vous pourrez rapidement émettre vos documents comptables et bénéficier de l’accompagnement d’un expert dès que vous en aurez le besoin vous évitant ainsi de vous déplacer. Le choix dépend des préférences du freelance et de la complexité de ses besoins.
Spécialisation et expérience : Il est essentiel de choisir un expert-comptable spécialisé dans les activités de freelance. Un professionnel expérimenté dans les professions libérales ou les indépendants saura mieux conseiller sur les déductions fiscales, la date de clôture d’exercice, la rédaction des bilans comptables et comptes de résultat, les obligations administratives spécifiques et les meilleures pratiques pour optimiser la gestion financière. Vérifiez ses références, l’étendue de la mission qu’il propose et son expérience (inscription à l’ordre des experts-comptables) dans votre domaine pour vous assurer de sa compréhension des défis particuliers auxquels vous êtes confronté.
2. Coûts et tarifs
Comparaison des coûts : Le coût d’un expert-comptable varie selon le statut juridique du freelance. Pour un auto-entrepreneur, le tarif d’un expert est généralement plus bas en raison de la simplicité du régime fiscal, avec des coûts mensuels allant de 50 à 100 euros. Pour une entreprise individuelle (EI) ou une société (EURL, SASU), les coûts sont plus élevés, entre 100 et 300 euros par mois, en raison de la complexité des obligations comptables et fiscales.
Certains cabinets d’expertises notamment en ligne proposent des prix plus compétitifs avec un suivi à 99 euros HT/ mois comme le propose L-Expert-Comptable.com.
Opter pour un cabinet d’expertise en ligne peut être à la fois économique et pratique. Ils offrent des services adaptés aux freelances et travailleurs indépendants en s’occupant de votre comptabilité en ligne pour rédiger vos bilans, comptes annuels ou vos déclarations. Un accompagnement complet qui vous facilitera la gestion de votre activité.
Trouver le bon expert-comptable pour un freelance implique de considérer la proximité, la spécialisation, l’expérience, les coûts et les solutions disponibles, afin de gérer efficacement votre entreprise.
Quand faire appel à un expert-comptable quand on est freelance ?
1. Démarrage de l’activité :
Quand il s’agit de démarrer son activité freelance, faire appel à un expert-comptable est essentiel à plusieurs égards. Au commencement du projet entrepreneurial, le freelance doit prendre des décisions clés concernant son statut juridique (auto-entrepreneur, EI, EURL, etc.) et mettre en place les premières obligations comptables. Par exemple, opter pour une micro-entreprise simplifie la gestion comptable avec des recettes et dépenses basiques et des déclarations de chiffre d’affaires périodiques, mais ne bénéficie pas de protection patrimoniale. En revanche, une société offre cette distinction entre patrimoine personnel et professionnel, nécessitant une gestion plus complexe.
Un expert-comptable offre des conseils stratégiques pour choisir le statut le plus adapté, assurant la conformité dès le départ en établissant les bases comptables essentielles comme la gestion des revenus et le choix du régime d’imposition. Cette expertise permet au freelance de se concentrer sur son activité principale, en bénéficiant d’un soutien professionnel pour avancer efficacement dans les exigences administratives et fiscales de son statut choisi.
2. Développement de l’activité / Gestion de la croissance, optimisation des revenus et planification fiscale :
À mesure que le freelance développe son activité, la gestion financière devient plus complexe. Des obligations comptables telles que le choix du régime d’imposition (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés), les déclarations de TVA, la tenue des comptes annuels, et la gestion des factures deviennent essentielles. L’expert-comptable intervient pour structurer cette croissance en assurant une comptabilité rigoureuse et en proposant des stratégies d’optimisation fiscale. Il joue un rôle clé dans la planification financière, permettant ainsi au freelance de maximiser ses bénéfices nets après impôts et de préparer efficacement les périodes fiscales à venir.
Quels sont les bénéfices d’un accompagnement par un professionnel ?
1. Conseils personnalisés
L’expert-comptable offre des conseils sur mesure en fonction du secteur d’activité, des objectifs financiers et des contraintes individuelles du freelance. Cette approche personnalisée optimise la gestion financière en anticipant les fluctuations de revenus et en ajustant les stratégies en conséquence. De la gestion de trésorerie à la préparation des déclarations fiscales, l’expert-comptable apporte des recommandations stratégiques.
2. Réduction des risques et préparation aux contrôles fiscaux
Grâce à son expertise, l’expert-comptable minimise les risques d’erreurs dans les déclarations fiscales et assure une conformité rigoureuse aux réglementations en vigueur. En cas de contrôle fiscal, il prépare méticuleusement la documentation requise et accompagne le freelance à chaque étape du processus, garantissant ainsi une défense solide et évitant d’éventuelles sanctions.
Conclusion
Faire appel à un expert-comptable libère du temps pour se concentrer sur le cœur de métier, maximise les avantages fiscaux et améliore la gestion financière grâce à des conseils experts. Cela se traduit par une meilleure maîtrise des coûts, une rentabilité et une vision claire de la santé financière de l’entreprise. Faire appel à un cabinet d’expertise vous permettra également d’avoir des conseils sur l’optimisation de votre comptabilité et de votre activité. En fonction de vos préférences, vous pouvez aussi bien optez pour une comptabilité en ligne avec des logiciels adaptés ou en physique.
L’expertise d’un comptable est essentielle pour gérer efficacement les défis administratifs et fiscaux, assurant ainsi la pérennité et la prospérité à long terme de l’activité freelance. C’est un investissement stratégique qui garantit sécurité, efficacité et croissance continue.
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Les charges et frais déductibles des freelances en France varient en fonction de leur statut et du type de dépense.
Les micro-entrepreneurs ont droit à une déduction forfaitaire des frais professionnels, ce qui signifie donc qu’ils peuvent déduire un pourcentage de leur chiffre d’affaires sans avoir à fournir de justificatifs de dépenses. Le taux de déduction est en effet de 34% pour les activités de service et de 50% pour les activités commerciales et artisanales.
Les freelances au régime réel peuvent déduire toutes leurs charges professionnelles, mais ils doivent fournir des justificatifs de dépenses sous forme de tickets de caisse ou de factures.
Voici un tableau comparatif des charges déductibles par statut et conditions :
Statut
Charges déductibles
Conditions
Micro-entrepreneur
Déduction forfaitaire de 34% (activités de service) ou 50% (activités commerciales et artisanales)
Aucune
Freelancer au régime réel
Frais de bureau : loyer, charges, mobilier, équipement, etc.
Pour le loyer, lorsque l’on travail de chez soit, il faut bien distinguer les charges professionnelles et personnelles. Il faut pouvoir justifier clairement de la clé de répartition
Freelancer au régime réel
Frais de déplacement : frais de transport, d’hébergement, de repas
Le déplacement doit être nécessaire pour des raisons professionnelles et le freelance doit être absent de son domicile pendant au moins 24 heures.
Freelancer au régime réel
Frais de formation professionnelle : frais de scolarité, livres, fournitures, etc.
La formation doit être liée à l’activité professionnelle du freelance et doit lui permettre d’améliorer ses compétences ou ses connaissances.
Freelancer au régime réel
Frais de marketing et de publicité : frais de site web, de publicité sur les réseaux sociaux, de cartes de visite, etc.
Les dépenses doivent être nécessaires à la promotion de l’activité du freelance.
Freelancer au régime réel
Primes d’assurance : assurance responsabilité professionnelle, assurance santé, etc.
L’assurance doit être nécessaire à la protection de l’activité ou de la santé du freelance.
Freelancer au régime réel
Intérêts sur les prêts professionnels
Le prêt doit être utilisé pour financer des dépenses professionnelles.
Freelancer au régime réel
Amortissement des actifs professionnels
Les actifs doivent être utilisés à des fins professionnelles et doivent avoir une durée de vie supérieure à un an.
Exemples de frais déductibles des freelances soumises à conditions :
Repas : les repas sont déductibles dans la limite de 14,40 € par jour, mais uniquement si le freelance ne peut pas manger à son domicile.
Fournitures : les fournitures sont aussi déductibles dans la limite de 500 € par an sans avoir à fournir de justificatifs de dépenses.
Il est important de noter que la liste des charges déductibles n’est pas exhaustive. Les freelances doivent en effet consulter un conseiller fiscal pour déterminer lesquelles de leurs charges sont déductibles.
Informations complémentaires :
Les micro-entrepreneurs qui optent pour le régime réel peuvent également déduire leurs charges professionnelles, mais ils doivent fournir des justificatifs de dépenses et ils ne pourront pas bénéficier de la déduction forfaitaire.
Les freelances peuvent également déduire leurs cotisations sociales de leur revenu imposable.
Il est important de conserver tous les tickets de caisse et factures pour les charges déductibles. Cela vous permettra en effet de prouver vos dépenses aux autorités fiscales si nécessaire.
Vous recherchez des opportunités de missions informatiques en freelance ou en CDI ? Mindquest vous accompagne dans la recherche de votre prochaine opportunité de mission IT. Trouver ainsi la mission qui vous correspond en consultant nos offres de missions freelances et CDI disponibles sur notre plateforme de recrutement Mindquest :
Vous avez fait le choix de l’indépendance, et on comprend pourquoi. Mais n’est pas travailleur indépendant dans l’informatique qui veut ! Il y a des charges à prévoir en tant que freelance en IT, qui ne sont pas à négliger, surtout lorsque vous vous lancez dans cette aventure certes libre, mais surtout risquée ! C’est l’un des points à retenir pour choisir la forme juridique la plus adaptée à votre projet. Retrouvez l’essentiel dans le guide de l’auto-entrepreneur.
Les charges sociales du freelance en IT :
En tant qu’indépendant, en fonction de votre statut, vous avez plus ou moins de charges en freelance.
Le freelance IT qui exerce en son nom propre
Comme la plupart des freelances en IT, si vous exercez votre activité en entreprise individuelle, et que vous avez opté pour le régime simplifié de la micro-entreprise, le montant de vos charges sociales est équivalent à un pourcentage de votre chiffre d’affaires.
En tant que consultant indépendant en informatique, vous exercez une activité de prestation de services, et donc le pourcentage de vos charges sociales s’élève à 22% de votre chiffre d’affaires.
Si en tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez en plus de l’ACRE, vos charges sociales peuvent être réduites de moitié durant la première année d’activité pour donc atteindre les 11% de votre chiffre d’affaires.
Vous pouvez ensuite opter pour le paiement mensuel ou trimestriel de vos charges sociales.
Si vous avez fait le choix plus sécurisant de créer une entité distincte pour votre activité, vous pouvez avoir choisi l’EURL ou alors la SASU.
Si vous avez opté pour la création d’une EURL et vous êtes l’associé unique, vous dépendez donc de la sécurité sociale des indépendants (SSI) au titre de travailleur non salarié (TNS). Le taux de cotisation sociale s’élève en moyenne à 45% de votre rémunération.
Si vous êtes gérant non associé d’une EURL, ou si vous dirigez une SASU, vous êtes assimilé salarié en cas de perception d’une rémunération. À ce titre, vous obtenez une protection sociale bien plus favorable. En revanche, le montant de vos charges sociales est d’environ 80% de la rémunération que vous vous versez.
Vous l’aurez compris, les charges sociales sont beaucoup plus faibles si vous créez une EURL.
Les autres charges du freelance en IT :
Il n’y a pas que les charges sociales dont vous devez vous acquitter en tant que freelance en IT.
Les dépenses liées à l’activité de consultant en IT
En tant que consultant indépendant en informatique, vous devez avoir les outils nécessaires à l’exercice de votre activité. Par conséquent, vous devez prévoir notamment des coûts liés à :
l’achat de matériel informatique ;
l’achat ou la location de logiciels informatiques ;
la location de la place sur des serveurs ; et
la création de votre entreprise.
L’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés
Vous devez également prendre en compte l’impôt que vous aurez à payer. En fonction du choix de la nature de cet impôt, vos charges seront plus ou moins élevées.
Si vous avez opté pour l’impôt sur les sociétés, c’est-à-dire si vous avez créé une SASU ou une EURL, vous devez tous les ans, payer des charges en fonction de vos bénéfices.
En 2022, le taux de l’IS est de 15% sur les premiers 38.120 euros, puis de 25% sur le reste pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2022.
Si vous êtes soumis à l’impôt sur le revenu (IR), les bénéfices de votre société sont soumis au barème progressif de l’IR. Par ailleurs, si vous êtes micro-entrepreneur, vous avez le choix entre deux régimes :
l’impôt sur le revenu classique ; ou
le versement forfaitaire libératoire (où l’IR est prélevé en même temps que les cotisations sociales).
Les charges du freelance : la cotisation foncière des entreprises
Enfin, en tant qu’entrepreneur en freelance, vous devez vous acquitter également de la Cotisation foncière des entreprises (CFE), que vous devez régler en partie dès la deuxième année de votre activité. Sachez toutefois que la première année, cet impôt n’est pas exigible pour le freelance.
Vous voilà au courant de toutes les charges liées au statut de consultant informatique indépendant !
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Anticiper son bilan comptable : les thèmes abordés
4 indicateurs de succès pour votre activité de travailleur indépendant
Bien comprendre son bilan comptable
Maximiser ses charges déductibles
Check-list à suivre
Les bonnes résolutions pour bien commencer l’année
En tant que freelance, il est fréquent de faire face au problème des factures impayées. Lorsque les délais de paiements sont longs cela peut même entrainer des répercussions sur votre activité… Quand à la fin du mois il vous faut payer votre loyer, votre matériel professionnel, vos déplacements ou encore subvenir à vos besoins personnels… Le retard des paiements et les impayés peuvent engendrer un véritable stress pour le freelance qu’il souhaite éviter à tout prix. Consultants SAP FI CO, développeurs web, architectes logiciels, consultants SAP, découvrez dans notre article comment gérer les impayés quand on est freelance !
Gérer les impayés : relancer le client
En premier lieu, le point important pour gérer les impayés est de s’assurer de préserver votre relation commerciale. Il peut y avoir une justification au retard de paiement… En effet, vous ignorez les raisons de ce retard. Il est possible que votre client rencontre des difficultés passagères au niveau de sa trésorerie par exemple. Dans un autre cas, s’il s’agit d’une grosse entreprise, généralement la validation de l’ordre de paiement a lieu par une personne supplémentaire. Ce qui peut rallonger la procédure de paiement d’autant plus dans des structures très cloisonnées.
Envoyer un mail de relance à son client
En ayant en tête la possibilité de ces éventualités, commencez par envoyer un petit mail à votre client pour lui rappeler que l’une des factures demeure impayée. Si le règlement de la facture était un oubli de sa part, la situation se règlera très vite suite à votre email.
Il est vrai qu’il n’est pas toujours simple d’appeler son client pour lui parler de la facture impayée. C’est pourquoi les relances par email sont pertinentes pour cette démarche. De plus il existe de nombreux outils de facturation qui permettent de relancer semi-automatiquement les clients par email en rappelant le montant de la facture. C’est par exemple le cas deFreebe, un outil de facturation pour freelances, qui permet de paramétrer ses email de relance. L’avantage est que le client aura vraiment l’impression de recevoir un email automatique. Il ne se sentira donc pas agressé par la relance.
Cependant, si passé une semaine, votre email demeure sans réponse, nous vous recommandons d’envoyer un second email plus ferme à votre client. Vous pouvez même lui laisser un message vocal sur son répondeur.
Il est possible que votre client ne fasse pas suite à votre relance, voir même qu’il affirme avoir déjà procédé au règlement de votre facture, ou pire qu’il nie l’existence de celle-ci. La situation est plus délicate dans ce genre de circonstance, car vous avez à faire à un client de mauvaise foi.
Pour contrecarrer ce comportement, vous devrez lui rappeler des éléments factuels qu’il ne pourra pas spontanément contredire. C’est-à-dire, tout ce qui concerne le travail que vous lui avez fourni. Utilisez toutes les traces écrites des échanges que vous avez eus, le moment auquel vous lui avez adressé la facture. Mais aussi le nombre de jours précis impartis pour payer, etc.
Peu importe la réaction et l’attitude de votre client, vous devez toujours gardez votre sang-froid. Surtout ne le menacer pas et ne l’insulter pas, car ce comportement est pénalement répréhensible.
Si malgré vos différentes relances, votre client refuse toujours de régler votre facture, vous pouvez alors lui adresser une lettre de mise en demeure.
Gérer les impayés : la mise en demeure de payer adressée au client
Une mise en demeure est une démarche consistant à inviter votre client à exécuter son obligation de paiement dans un certain délai. Mais aussi à l’avertir qu’en cas de non paiement de sa part, des poursuites judiciaires auront lieu contre lui. Elle peut s’effectuer par le freelance pour gérer les impayés.
La mise en demeure est le dernier avertissement avant d’agir en justice. La mise en demeure de payer adressée au client s’effectue au travers d’une lettre de mise en demeure. Nous vous conseillons de rédiger cette lettre avec l’aide d’un avocat. En effet, cela apporte du crédit à votre démarche et une force contraignant supplémentaire pour votre client. Au sein de la lettre de mise en demeure vous devez reprendre les termes du contrat. Vous devez vous assurez de prouver que la prestation a été réalisée. Et enfin fixer une date limite de paiement avant que des poursuites judiciaires ne soient engagées.
La procédure de mise en demeure n’a aucun effet contraignant car il s’agit seulement d’une invitation à exécuter ses obligations. Mais sa force est qu’elle a un effet intimidant. En effet, son objectif est d’inciter votre client à exécuter le paiement pour éviter qu’une action en justice ne soit engagée. La mie en demeure a aussi des conséquences juridiques. En effet, la date d’envoi de la lettre sert de point de départ pour calculer les intérêts de retard de paiement en cas de litige. La mise en demeure sert d’autre part à prouver, en cas d’action judiciaire, que tout a été mis en œuvre pour résoudre à l’amiable le litige.
Les mentions obligatoires de la mise en demeure
Pour être valable et non contestée par votre client, la mise en demeure doit contenir des mentions obligatoires :
la mention “mise en demeure” permettant d’exposer clairement votre intention
la date de sa rédaction
vos coordonnées et celles de votre client
un exposé de la situation litigieuse (facture arrivée à échéance qui est impayée)
la demande de règlement précisant le montant dû
le délai dans lequel la situation doit être régularisée (entre 1 et 2 semaines)
La mise en demeure, peut être délivrée par courrier recommandé avec accusé de réception. Mais aussi en ayant recours à un acte d’huissier de justice. Ces deux modes d’envoi vous assure de faire parvenir la mise en demeure à votre client et d’en conserver la preuve.
Si la lettre de mise en demeure ne fonctionne pas
Pour la majorité des cas d’impayés, la lettre de mise en demeure réalisée avec l’aide d’un avocat fait réagir le client qui s’acquitte rapidement de sa dette. Concernant la minorité de client qui ne réagiront pas à la lettre de mise en demeure, il faudra adapter la suite de la procédure en fonction des éléments de preuve que vous détenez (l’exemplaire d’un devis contresigné par votre client, un contrat signé, une copie de la lettre de l’avocat et son recommandé, etc.).
Ce n’est qu’uniquement dans le cas où votre mise en demeure reste sans réponse que vous pourrez agir en justice. Vous pourrez alors exercer une procédure de recouvrement judiciaire pour gérer les impayés.
Gérer les impayés : les actions judiciaires menées à l’encontre du client
Les procédures de recouvrement judiciaire de créance sont des voies judiciaires permettant de contraindre votre client à exécuter son obligation de paiement. Pour ce faire, vous devez saisir le juge pour obtenir un titre exécutoire. Il s’agit de l’acte juridique vous permettant de forcer votre client à vous payer le montant de la facture. Il existe 3 procédures de recouvrement judiciaire.
La procédure d’injonction de payer
La procédure d’injonction de payer permet de demander au juge d’enjoindre à votre client de vous payer la somme due. Cette procédure est simple, rapide et peu coûteuse. Certaines conditions doivent être réunies, notamment s’agissant de la nature de votre créance. Votre requête devra être précise et être accompagnée de pièces justificatives. Vous devrez remplir le CERFA d’injonction de payer et vous adresser au tribunal compétent. Le juge rendra une ordonnance portant l’injonction de payer qui vous permettra de procéder à une saisie d’huissier si besoin.
La procédure de référé-provision
La procédure de référé-provision permet de réclamer au juge une provision, c’est-à-dire une somme d’argent destinée à recouvrer le paiement de votre créance. C’est une procédure rapide et peu coûteuse. Vous devrez justifier que votre créance n’est pas “sérieusement contestable”. C’est-à-dire que vous devrez avoir assez d’éléments de preuve pour affirmer que votre client a bien une dette envers vous.
La procédure d’assignation au fond
La procédure d’assignation au fond est mise en œuvre lorsque l’injonction de payer et le référé-provision n’ont pas abouti. Mais aussi lorsque votre client risque de contester sa créance. Cette procédure est plus complexe, longue et coûteuse.
Pour gérer les impayés et dans le cas où votre client n’exécute pas la décision du juge, vous pourrez toujours faire appel à un huissier de justice. La mission de celui-ci est de mettre en œuvre des mesures d’exécution destinées à contraindre votre client. Cela peut être en se rendant par exemple à son domicile pour procéder à une saisie de biens.
Besoin de conseils pour lancer ou développer votre activité de consultant indépendant dans la tech ou l’IT ? Besoin de commencer une nouvelle mission en CDI ou freelance ? Rejoignez Mindquest et faites-vous accompagner par notre équipe d’experts.
Les contraintes administratives sont le cauchemar de bon nombre de freelances ; et pour cause, les démarches et obligations qui pèsent sur les indépendants leur font souvent perdre un temps précieux, qu’il ne peuvent pas consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Génération de devis, facturation, paiement des charges, déclaration du chiffre d’affaires à l’URSSAF… il y a de quoi passer beaucoup de temps sur ces tâches purement administratives. Mais heureusement, des outils existent pour gagner du temps ! Et en particulier un outil qui a été créé par des freelances pour des freelances : Freebe.me.
A propos de Freebe.me
Freebe.me est un outil de gestion intelligent, conçu pour simplifier la vie des micro-entrepreneurs, en automatisant toutes les tâches d’admin. Il permet notamment de gérer facilement la facturation et la comptabilité de votre activité.
A la clef : une gestion saine de votre trésorerie et des plafonds de TVA, et surtout, beaucoup de temps gagné !
Freebe.me vous offre, entre autres chose, la possibilité de générer des factures et devis conformes à la loi, de déclarer votre CA auprès de l’URSSAF, et se synchronise à vos comptes bancaires (pro ou perso, banques traditionnelles et néobanques) en temps réel.
Tout est automatisé et se fait en quelques clics.
Bon à savoir : l’outil est actuellement exclusivement à destination des micro-entrepreneurs. Mais il sera très prochainement disponible pour tous types d’entreprises individuelles.
Une offre préférentielle pour la communauté Club Freelance
En nouant ce partenariat, Club Freelance vous permet de bénéficier d’une offre spéciale : 2 mois gratuits sans engagement pour tester la solution !
Comment en bénéficier ? Il vous suffit de cliquer ci-dessous, nous vous envoyons immédiatement les détails et la marche à suivre par email.
N’hésitez pas également à vous rapprocher des équipes Club Freelance pour toute question concernant ce partenariat !
Gérez votre comptabilité en ligne avec L-Expert-comptable.com, et bénéficiez d'une offre préférentielle grâce à Club Freelance.
Chez Mindquest, nous nous efforçons d’améliorer continuellement l’accompagnement que nous proposons aux freelances IT. Notre cœur de métier est de vous accompagner dans la recherche de vos missions. Mais nous souhaitons également vous aider sur l’ensemble de la gestion de votre activité. Ceci, en vous facilitant la vie sur vos problématiques administratives, comptables, légales, bancaires, etc… De sorte à vous apporter toujours plus de valeur. C’est dans cette optique que Mindquest et L-Expert-comptable.com ont noué un partenariat relatif à la comptabilité d’un freelance informatique. De manière à vous permettre de bénéficier d’une offre préférentielle pour gérer votre comptabilité en ligne avec L-Expert-comptable.com. En effet en tant que freelance vous êtes soumis aux obligations comptables pour les travailleurs indépendants.
Gérer votre comptabilité en ligne avec L-Expert-comptable.com : qu’est-ce que L-Expert-comptable.com ?
L-Expert-comptable.com est un cabinet comptable en ligne qui s’est donné pour mission de simplifier les démarches et formalités administratives des freelances et entrepreneurs. Ils offrent un service de gestion de comptabilité 100% en ligne et sans engagement, ainsi qu’un accompagnement gratuit sur la création d’entreprise, pour ceux qui n’auraient pas encore déposé leurs statuts.
Nous avons choisi ce partenaire en raison de leur expertise. Mais aussi en raison des nombreux retours positifs sur leur qualité de service. Ils sont par ailleurs l’un des seuls acteurs à proposer un service complet, allant du conseil à l’immatriculation clé en main de la société. L-Expert-comptable.com propose également de nombreux articles pour aider les freelances à se lancer mais aussi à gérer leur société.
Grâce au partenariat entre Mindquest et L-Expert-compable.com et en tant que membre de la communauté Mindquest vous pouvez bénéficier de cette offre préférentielle :
Si votre société est déjà immatriculée, 2 mois d’honoraires offerts
Si vous souhaitez créer votre entreprise : le conseil sur le choix des statut offert, la création complète de votre entreprise offerte (uniquement à votre charge : les frais de greffe et d’annonce légale) et le 1er mois d’honoraires offert
Comment faire pour profiter de cet avantage pour gérer votre comptabilité en ligne avec L-Expert-comptable.com ? Il vous suffit de prendre rendez-vous avec l-Expert-Comptable !
Quelles sont vos obligations comptables si vous êtes consultant informatique en auto-entrepreneur ? En portage salarial ? En SASU ? En EURL ?
Quand on est freelance informatique, gérer l’administratif fait partie intégrante du quotidien. La comptabilité d’un freelance informatique fait partie des obligations “administratives”. Et pour gérer au mieux ses revenus irréguliers de freelance, il est important de tenir au mieux sa comptabilité. Mais pour être sûr de ne pas perdre de temps, encore faut-il savoir quelles sont les obligations comptables pour les travailleurs indépendants. Et quelles sont les options qui s’offrent à vous pour faire votre comptabilité en tant que freelance informatique.
Quelles sont vos obligations comptables si vous êtes consultant informatique en auto-entrepreneur ? En portage salarial ? SASU ? EURL ?
Obligations comptables : l’impact du statut sur la comptabilité d’un freelance IT
L’entreprise individuelle (particulièrement avec le régime de micro-entreprise)
La société (EURL, SASU)
Le portage salarial
Examinons au cas par cas l’impact sur votre comptabilité de chaque statut.
Vous êtes en micro-entreprise
Bonne nouvelle pour les freelances informatiques qui ont choisi le régime de lamicro-entreprise (en entreprise individuelle). Les obligations comptables d’un freelance sont très légères, c’est l’un des avantages de ce statut.
Vous n’aurez ainsi pas à produire de bilan par exemple ; et vos obligations se limiteront à la facturation et à l’établissement de livres chronologies de recettes et dépenses, et à une déclaration régulière (mensuelle ou trimestrielle) de votre chiffre d’affaires.
Pour les limites du statut, rappelons que le seuil est de 70 000€ de chiffre d’affaires. Chiffre à ne pas dépasser pendant 2 années consécutives sous peine de basculer sous un régime d’entreprise individuelle classique.
Vous êtes en société
Pour plusieurs raisons, les freelances IT sont nombreux à opter pour la SASU ou l’EURL. Les versions unipersonnelles des sociétés commerciales SAS et SARL. Parmi les raisons principales, citons essentiellement le dépassement des seuils de la micro-entreprise, surtout pour les freelances qui exercent en missions longues. Mais aussi la possibilité de déduire les charges de l’impôt sur les sociétés.
Quoi qu’il en soit, le statut de société commerciale implique une création un peu plus compliquée et coûteuse. Mais aussi des obligations comptables plus contraignantes.
Déjà, tenir sa comptabilité d’auto-entrepreneurs est obligatoire, et les obligations sont nombreuses :
Facturer de façon adaptée
Tenir des livres comptables (livre-journal et grand livre)
Etablir un inventaire
Etablir ses comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
Ne pas avoir à changer de statut pour exercer, ce qui réduit les démarches pour se lancer.
Profiter des mêmes droits que les salariés d’entreprise classique. (Prévoyance, assurance maladie, assurance chômage, mutuelle d’entreprise, cotisation pour la retraite, congés payés…).
Avoir quand même de l’autonomie dans le choix de vos missions et vos négociations.
Et cerise sur le gâteau, vous n’aurez pas à gérer la comptabilité. La facturation est prise en charge par l’entreprise de portage, et vous recevez une fiche de paie, comme un salarié. Pas de factures, bilan ou compte de résultat à produire.
Obligations comptables : comment faire sa comptabilité quand on est freelance IT
Mis à part le cas du portage que nous venons de mentionner, les autres freelances informatiques auront à tenir une comptabilité annuelle. Vous aurez plusieurs options qui s’offrent à vous.
Tenir votre comptabilité seul
Première option faire sa comptabilité soi-même. Cette option nous paraît viable dans le cas des auto-entrepreneurs. Mais sachez que même en société, rien ne vous oblige à faire appel à un expert-comptable. Si vous en avez les compétences, et du temps, vous pouvez donc tout faire vous-même, soit sur papier, soit à l’aide d’un logiciel. En effet il existe de nombreux bons outils de comptabilité de freelance.
Attention cependant, encore une fois exception faite des micro-entrepreneurs qui ont une comptabilité d’auto-entrepreneurs très simplifiée ; il est important de prendre en compte le niveau de travail et de compétence nécessaire à la tenue d’une comptabilité de société. Les risques encourus en cas de mauvaise comptabilité sont élevés. Parmi les risques, des sanctions de l’administration fiscale… Mais aussi des risques de perte de temps et d’argent si vous devez faire appel à un expert-comptable pour rattraper les dégâts.
Comptabilité d’un freelance : faire appel à un expert-comptable
Compte tenu des risques d’erreurs (chacun son métier après tout) ; nous vous recommandons plutôt de faire appel à un expert-comptable pour tenir votre comptabilité. Ici, vous aurez deux choix :
Un expert-comptable “traditionnel”
Un expert-comptable en ligne
Le premier présente l’avantage d’une présence locale, ce qui vous permettra d’avoir un interlocuteur que vous pouvez rencontrez. Le second, souvent moins cher, s’appuie sur les nouvelles technologies pour proposer une expérience fluide, mais sans relation “physique” le plus souvent. Vous pouvez ainsi gérer votre comptabilité en ligne avec L-Expert-comptable.com.
Dans les deux cas, faire appel à un expert-comptable s’avère la solution la plus sûre pour éviter les erreurs. Ses missions sont larges et s’adaptent selon vos besoins :
Accompagnement à la création
Comptes annuels
Analyses et conseils (fiscalité, gestion…)
Contrôle de la conformité
Paie
Côté budget, comptez entre 1200 et 1500€ HT par an, bilan inclus, pour un statut de société.
Ce petit tour d’horizon de la comptabilité d’un freelance et des obligations comptables d’un freelance IT est désormais terminé. Vous êtes maintenant paré pour vous concentrer sur votre activité de freelance, l’esprit allégé d’une obligation administrative en moins !
Ce article a été écrit par independant.io. Ce comparateur et site d’informations fournit des informations transparentes sur les différents produits & services à destination des entrepreneurs, travailleurs indépendants, freelances et professions libérales.
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Être indépendant signifie percevoir un chiffre d’affaires variable. Club Freelance vous donne ses conseils pour gérer ses revenus irréguliers de freelance.
Être auto-entrepreneur signifie percevoir un chiffre d’affaires par définition variable. Mindquest vous donne ses conseils pour gérer parfaitement ses revenus irréguliers de freelance au fil de l’année.
Nos conseils pour gérer ses revenus irréguliers de freelance (au mieux)
A la différence du salarié qui perçoit chaque mois un salaire fixe, l’indépendant est soumis à un chiffre d’affaires. Ce dernier varie bien souvent de mois en mois. Le fait d’être indépendant, comme c’est le cas des freelances, implique donc de se préparer à des rentrées d’argent irrégulières. Voici les conseils de Mindquest pour vous aider à gérer vos revenus irréguliers d’indépendant et vous éviter de connaître des périodes financières difficiles.
Modifiez votre mode de raisonnement pour mieux gérer vos revenus irréguliers de freelance
En devenant indépendant, votre mode de raisonnement doit obligatoirement changer. En effet, vous n’êtes plus un salarié dans une entreprise mais bien une entreprise en elle-même. Il ne s’agit donc plus d’attendre son salaire à la fin du mois mais bien de gérer comme une entreprise l’intégralité de la comptabilité d’un freelance informatique.
Si vous ne le faites pas, il y a fort à parier que vous ne parviendrez pas à gérer vos revenus irréguliers d’auto-entrepreneur. Cela vous expose alors à des difficultés financières. Budgétisez vos recettes et vos dépenses pour anticiper votre situation financière fluctuante au cours de l’année. Mais pour vous aider, il existe de nombreux outils de comptabilité de freelance.
Gérer les revenus irréguliers : gérez votre épargne pour anticiper les dépenses prévues et imprévues
Le fait de disposer de revenus irréguliers requiert de votre part une gestion orientée autour de l’anticipation. Il vous faut donc anticiper toutes vos dépenses, professionnelles et personnelles. Faites bien une distinction nette entre ces deux catégories de dépenses. De cette sorte, vous vous organisez au mieux et ne créez pas une confusion entre votre vie professionnelle et personnelle. Anticiper les échéances fiscales et sociales des freelances dans l’annéevous aidera également. De même, anticiper vos dépenses imprévues nécessite de disposer d’un niveau d’épargne suffisant sur le court, moyen et long terme.
Court terme : votre épargne professionnelle doit être suffisante pour financer des dépenses exceptionnelles et prévisibles. Comme un achat informatique par exemple ou des vacances
Moyen terme : vous anticiperez les déséquilibres intervenant durant l’année. Notamment afin de combler la perte de revenus durant la période estivale
Long terme : cela vous permettra de pallier le risque d’arrêt partiel ou total de votre activité dans le pire des cas.
Placez de l’argent de côté tout au long de l’année
Le mieux est de placer de côté l’équivalent d’une année de chiffres d’affaires, afin de vous constituer un matelas financier de protection suffisamment solide. Epargnez chaque mois un certain montant, que vous prendrez le temps de définir au préalable. De même, lissez votre revenu annuel pour en prélever un revenu mensuel régulier. Cela vous permettra de percevoir un revenu plus important les mois de faible activité et vous épargnerez davantage les mois de travail intense pour établir un équilibre au fil de l’année.
Privilégiez également un compte bancaire où votre argent est facilement accessible, afin de pouvoir en disposer rapidement si vous devez faire face à des imprévus plus ou moins contraignants. Le livret A ou le livret de développement durable sont d’excellentes solutions en la matière. La gestion de votre trésorerie est une priorité à chaque étape de votre activité. Durant les deux premières années de démarrage, une mauvaise gestion de la trésorerie est à l’origine des 2/3 de cessations d’activités entrepreneuriales.
N’oubliez également pas de prendre en compte les différentes cotisations que vous devez verser à l’URSSAF et la Cipav. Si vous bénéficiez de l’aide aux chômeurs, créateurs ou repreneurs d’entreprise(ACCRE), n’oubliez pas que cet avantage ne dure qu’un temps et qu’il est préférable d’anticiper le changement de cotisations.
Pour conclure, voici nos conseils pour gérer au mieux vos revenus irréguliers d’auto-entrepreneur :
Pensez comme un entrepreneur et non plus comme un salarié. La bonne tenue de votre comptabilité est primordiale
Faites bien la distinction entre vos dépenses professionnelles et personnelles
Prévoyez un matelas financier sur le court terme (dépenses exceptionnelles et prévisibles), le moyen terme (en lissant les revenus perçus au fil de l’année) et le long terme (imprévus)
Conservez sur votre compte professionnel un fonds de réserve facilement déblocable d’un montant égal à 3 mois de chiffre d’affaires en moyenne et d’une année de chiffre d’affaires dans le meilleur des cas
N’oubliez pas d’inclure dans vos dépenses vos cotisations sociales ainsi que le montant de l’impôt.
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